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Ajouter une ressource disponible

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L'ajout d'une ressource est découpé en 6 étapes distinctes, 

À chaque fois que vous appuyez sur le bouton Suivant, les informations que vous venez de renseigner dans l'étape sont sauvegardées.

À tout moment, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder le brouillon afin de sauvegarder vos modifications et revenir plus tard sur votre service/produit pour finaliser son paramétrage puis le mettre à disposition des occupants.

Vous pouvez Ajouter une ressource en 6 étapes :

 

Étape 1 : Ajouter ou éditer une ressource

_Re_servation__Ajouter_une_ressource_-_E_tape_1.gif

 

L'étape 1 consiste à renseigner les informations et options principales concernant votre ressource :

  1. L'immeuble auquel appartient la ressource,
  2. Le type de ressource (salle de réunion, auditorium, équipement, …),
  3. Le nom de la ressource,
  4. Un gestionnaire en charge de cette ressource,
  5. La mise en place d'une étape de validation de chaque réservation par un gestionnaire 
  6. La possibilité (ou non) aux occupants de vous adresser un message lorsqu'ils réservent la ressource,
  7. L'étage auquel se trouve la ressource,
  8. Le nombre de places disponibles (assis et debout),
  9. Les créneaux horaires de réservation de la ressource. 

 

Exemple : Si vous paramétrez 1h, vos occupants pourront seulement réserver par tranches de 1h. Ne pas renseigner le champ si vous souhaitez que les occupants soient complètement libres.

 

  1. Limiter les réservations anticipées vous permet d’empêcher vos occupants de réserver trop longtemps à l’avance
  2. Paramétrer la durée minimum de réservation de la ressource. 

 

Exemple : Si vous paramétrez 1h, vos occupants devront réserver la ressource à minima pendant 1 heure. Ils pourront également réserver 1h15 ou 1h30 si aucun créneau horaire n'a été renseigné.

 

  1. Paramétrer la durée maximum de réservation de la ressource.

 

Exemple : Si vous paramétrez 2h, vos occupants pourront réserver la ressource pendant une durée maximale de 2h.



  1. La description de la ressource,
  2. La photo de la ressource,
  3. Les services inclus d'office avec chaque réservation (différents des services additionnels (petit-déjeuner, …) paramétrables lors de l'étape 4,
  4. Une note optionnelle à l'attention des occupants (pour leur demander de laisser la salle propre en la quittant par exemple).

 

Étape 2 : Paramétrer ou éditer les plages de disponibilité de la ressource

_Re_servation__Ajouter_une_ressource_-_E_tape_2.gif

Jours et heures d'ouvertures régulières

Vous pouvez :

  1. Définir le même créneau de disponibilité tous les jours en cliquant sur l'option adéquate,
  2. Pour chaque jour de la semaine, définir si la ressource est disponible ou non en cochant/décochant le jour concerné,
  3. Définir 2 plages de disponibilité différentes pour un même jour en cliquant sur le bouton Capture_d_e_cran_2022-08-09_a__17.33.24.png se trouvant à droite du second horaire paramétré
  4. En utilisant le Cadenas présent sur le jour de réservation, cela oblige les occupants à réserver le créneau complet. 

Jours et heures de fermetures exceptionnelles

Vous pouvez :

  1. Ajouter un jour de fermeture exceptionnelle en cliquant sur le bouton adéquat,
  2. Rendre ce jour de fermeture exceptionnelle récurrent chaque année ou non en cochant/décochant l'option Récurrence,
  3. Supprimer un jour de fermeture exceptionnelle en cliquant sur l'icôneCapture_d_e_cran_2022-08-09_a__17.33.32.png se trouvant sur la droite d'un jour paramétré.

 

Temps de préparation de la ressource

Cette option vous permet de paramétrer un temps d'indisponibilité d'une ressource entre 2 réservations. Cela vous donne la possibilité de préparer ou ranger la ressource avant le début de la prochaine réservation.

Réservation récurrente

Cette option vous permet de donner la possibilité aux occupants de réserver de manière récurrente cette ressource (chaque jour, chaque semaine, chaque mois ...).

 

Étape 3 : Configurer ou éditer le prix, la gratuité ou le prix sur devis d'une ressource

_Re_servation__Ajouter_une_ressource_-_E_tape_3.gif

Cette option est disponible seulement si la ressource n'est pas soumise à validation par un gestionnaire.
Si vous avez coché cette option en étape 1, la ressource sera obligatoirement gratuite.
Si vous souhaitez rendre la ressource payante, cliquez sur le bouton Précédent pour vous rendre à l'étape 1 et décocher l'option Cette ressource doit être validée par le gestionnaire.
Afin de rendre la ressource payante et paramétrer son prix, cliquez simplement sur Ressource payante.

Ressource payante, gratuite ou sur devis

Vous pouvez :

  1. Cocher si votre ressource est payante ou sur devis. Ne rien cocher si elle est gratuite.

Si vous avez coché payante :

  1. Renseigner un code produit et/ou un libellé si vous utilisez ce type d'information pour votre facturation,
  2. Renseigner le prix HT de la ressource et, si besoin, paramétrer plusieurs types de prix (à l'heure, à la journée ou à la semaine). Si vous souhaitez renseigner plusieurs types de prix, cliquez sur le bouton Capture_d_e_cran_2022-08-09_a__17.33.24.png  se trouvant à droite du sélecteur de durée, puis renseigner la nouvelle ligne de prix. La plateforme appliquera automatiquement le bon prix en fonction du créneau choisi par un occupant (prix par jour si l'occupant décide de réserver la ressource toute la journée),
  3. Renseigner la TVA à appliquer au prix de cette ressource.

 

Étape 4 : Ajouter ou éditer des services supplémentaires

_Re_servation__Ajouter_une_ressource_-_E_tape_4.gif

Cette étape vous permet d'ajouter des produits ou services payants en supplément, disponibles lorsqu'un occupant réalise une demande de réservation (petit-déjeuner pour 20 personnes, micro pour une présentation, ...).

Ajouter un service supplémentaire

Cliquer sur Ajouter un service supplémentaire pour pouvoir paramétrer votre premier service, puis renseigner :

  1. Le nom du service additionnel,
  2. La catégorie de ce service additionnel (restauration, équipement, autre, ...),
  3. Le prix :
    • Si l'achat du service additionnel ne nécessite pas la réalisation d'un devis, vous pouvez en renseigner le prix ainsi que la quantité totale disponible. Le prix total des services additionnels sélectionnés par un occupant s'additionne avec le prix de la réservation au moment du règlement,
    • Si l'achat du service nécessite la réalisation du devis, cocher l'option adéquate.

  4. Définir si un gestionnaire doit être averti lorsqu'un occupant décide de consommer ce service additionnel (prévenir le prestataire Restauration si l'occupant souhaite commander un petit-déjeuner pour sa réunion par exemple),
  5. La description du service si besoin,
  6. La photo du service éventuellement.

Enfin :

  • Pour supprimer un service, cliquer sur l'icône Capture_d_e_cran_2022-08-09_a__17.33.32.png se trouvant en haut à droite de la fiche d'un service, à côté du sélecteur de catégorie,
  • Pour ajouter un autre service, cliquer sur le bouton Ajouter un autre service.

 

Étape 5 : Paramétrer le paiement de la ressource

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Moyens de paiements disponibles

Vous pouvez définir si les réservations pour cette ressource peuvent être payées directement sur la plateforme (1) ou non (2) :

  1. Définir les moyens de paiement acceptés pour payer une réservation directement sur la plateforme :
    • Pour activer ou désactiver un moyen de paiement, le cocher ou le décocher,
    • Le paiement par carte bleue n'est possible que si l'intégration Payzen ou Stripe est activée sur votre immeuble,
    • Les options de paiement par Crédits ou Encours sont disponibles seulement si le module Entreprises est actif sur votre immeuble,

  2. Définir l'endroit en dehors de la plateforme où les réservations doivent être payées et par quel(s) moyen(s) grâce au champ Description.

 

Vous pouvez également modifier les CGV appliquées aux ressources. Attention toutefois : les CGV sont appliquées à toutes les ressources et aux services de la Marketplace. Vous ne pouvez pas paramétrer une CGV spécifique par ressource.

Politique de remboursement
Renseignez votre politique de remboursement en remplissant les champs disponibles.

Plusieurs cas de remboursement :

  • L’utilisateur a payé en CB – il est remboursé en crédits ou en encours
  • L’utilisateur a payé en crédits – il est remboursé en crédits (sans date de fin de validité et valable uniquement sur la même ressource)
  • L’utilisateur a payé en encours – il est remboursé en encours si l’encours n’est pas déjà facturé sinon il le sera en crédits

 

Étape 6 : Validation et publication de la ressource

_Re_servation__Ajouter_une_ressource_-_E_tape_6.gif

Cette étape vous permet de gérer la visibilité des ressources en fonction de plusieurs paramètres :

  • Si le module Entreprises est actif sur votre immeuble, vous pouvez choisir de rendre la ressource seulement visible pour les entreprises OU pour certaines entreprises :

  • Si le module Entreprises n'est pas activé sur votre immeuble, vous pouvez choisir de rendre la ressource visible pour tous les occupants (première option à cocher) OU seulement pour les gestionnaires (si vous cochez l'option Cette ressource n'est pas visible pour les occupants).

  • Si la Landing page est activée sur votre immeuble, vous pouvez choisir de rendre la ressource visible sur cette dernière. Pour ce faire cocher Peut être visible sur la page d’accueil

Une fois cette étape complétée, vous pouvez soit :

  • Cliquez sur Sauvegarder le brouillon : votre ressource s'enregistre alors en tant que brouillon et ne sera pas visible par les occupants. Cliquer sur l'icône se trouvant au-dessus de la photo de la ressource puis sur Editer, puis rendez-vous à nouveau à l'étape 5 et cliquer sur Finaliser pour publier votre ressource et la rendre disponible pour être réservée.
  • Cliquer sur Finaliser : votre ressource sera alors automatiquement publiée et disponible pour être réservée.

Pour savoir comment Éditer une ressource depuis votre espace Réservations, vous pouvez suivre ce guide.

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