Déclarer sa présence ou son absence

Pour commencer à utiliser le module Présence et déclarer votre statut, suivez ces étapes détaillées :

1. Accès au module : Connectez-vous à votre compte Witco via l'application mobile ou le site web, puis naviguez jusqu'au module Présence depuis le tableau de bord.

2. Sélection du statut : Vous verrez une liste de statuts prédéfinis, tels que Sur site, Télétravail, Absent, Déplacement, et d'autres options que votre entreprise pourrait avoir configurées. Choisissez le statut qui correspond à votre situation actuelle.

3. Mise à jour régulière : Pensez à mettre à jour votre statut chaque jour ou chaque semaine, selon les exigences de votre entreprise, pour maintenir une communication claire au sein de votre équipe.

Personnalisation des Statuts de Présence

L'un des atouts du module Présence est sa flexibilité en matière de personnalisation. Voici comment vous pouvez adapter les statuts disponibles à vos besoins spécifiques, à partir de du sous-menu Présence → Paramètres :

• Réorganisation de l'ordre des statuts : Si certains statuts sont utilisés plus fréquemment que d'autres, vous pouvez modifier leur ordre d'affichage pour un accès plus rapide.

• Ajout de nouveaux statuts : Si les statuts par défaut ne suffisent pas, vous pouvez en créer de nouveaux qui reflètent mieux les différentes situations de votre entreprise, comme des statuts spécifiques pour des réunions externes ou des visites sur site.

Configuration générale du module Présence

En fonction de l'organisation de votre entreprise et de la gestion des espaces, le sous-menu Présence → Paramètres vous permet d'affiner le fonctionnement du module, pour répondre à diverses exigences opérationnelles :

• Définition des jours ouvrables : Sélectionnez les jours qui sont considérés comme ouvrables dans votre entreprise, afin que les employés puissent déclarer leur présence uniquement pendant ces jours.

• Paramètres de plage horaire : Configurez une plage horaire spécifique pendant laquelle les statuts de présence peuvent être déclarés. Cela permet de limiter les déclarations en dehors des heures de travail normales.

• Rappels hebdomadaires automatiques : Activez des rappels qui inciteront les employés à mettre à jour leur statut chaque semaine. Ces rappels peuvent être configurés pour s'adapter aux besoins spécifiques de votre équipe.

• Gestion de la capacité : Limitez le nombre de personnes pouvant être présentes sur site à un moment donné, en fonction de la capacité maximale autorisée par étage ou par zone, afin de respecter les directives de sécurité.

Définition des politiques de présence

Pour une gestion encore plus précise, vous avez la possibilité de définir des politiques de présence adaptées à différents groupes d'employés :

• Application par groupe d'occupants : Créez des règles spécifiques pour des départements ou des groupes particuliers, garantissant que chaque équipe respecte les directives de présence qui lui sont assignées.

• Jours fixes et jours minimums de présence : Imposer des jours fixes où la présence est obligatoire pour certains groupes d'employés, ou définir un minimum de jours de présence par semaine ou par mois.

• Paramètres spécifiques aux utilisateurs : Adaptez les règles de présence aux besoins particuliers de certains utilisateurs ou groupes, pour offrir une expérience sur mesure.

• Contrôle détaillé des politiques de présence : Définissez des politiques précises et spécifiez à qui elles s'appliquent (départements, équipes ou occupants individuels). Vous pouvez imposer des limites sur les jours de télétravail ou sur site, ou encore définir manuellement un statut de présence pour vos membres d'équipe. Que ce soit pour des récurrences hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles, les outils proposés permettent un alignement optimal des équipes avec les politiques de l'entreprise.

Consultation et analyse des statistiques de présence

Le module Présence ne se contente pas de permettre la gestion des présences, il offre également aux gestionnaires la possibilité de consulter des statistiques détaillées sur les statuts de présence des occupants. Depuis le sous-menu Présence → Statistiques, vous pouvez consulter :

• Le total des personnes présentes
• La moyenne des personnes présentes au bureau par jour
• Le nombre moyen de jours au bureau par personne
• Le taux d'occupation des bâtiments
• Le taux d'occupation par jour de la semaine

Des graphiques interactifs vous permettent de visualiser ces statistiques de façon claire et détaillée. Les gestionnaires peuvent ajuster ces graphiques en appliquant des filtres pour :

• Sélectionner les données par statut
• Trier par département
• Afficher les données en valeur absolue ou en pourcentage

Les gestionnaires peuvent également choisir la période pour laquelle ils souhaitent afficher les statistiques, qu'il s'agisse d'une journée, d'une semaine, d'un mois, d'une année, ou d'une période personnalisée définie par deux dates spécifiques. De plus, il est possible d'exporter les données des statuts de présence dans un fichier Excel (.xlsx), en sélectionnant la date de début et la date de fin des données à exporter.

Nous avons affiné le tableau de bord du menu Présence. Vous pouvez à présent filtrer les données par département depuis la vue d'équipe, pour tirer de meilleurs enseignements sur les habitudes de travail de vos équipes.

Nouvel onglet Reporting 

Notre nouvel onglet Reporting est une révolution pour les gestionnaires et les administrateurs. Désormais, vous pouvez facilement filtrer et exporter les données de présence par département, communauté ou équipe sur une période définie. Ces données sont fournies dans un format Excel complet, idéal pour des analyses approfondies et des rapports détaillés. C’est un outil puissant qui va simplifier les processus RH et offrir une vue claire des tendances de présence au sein de votre organisation.

Application mobile : une fonctionnalité complète, où que vous soyez

L'écran Paramètres de notre application mobile inclut désormais toutes les fonctionnalités puissantes de la version desktop, et plus encore. De nouveaux écrans pour les paramètres de présence et les détails des politiques garantissent une gestion fluide de la présence de votre équipe, même en déplacement.

Ajustez les statuts de présence, consultez les détails des politiques, et tenez votre équipe informée, directement depuis votre appareil mobile.

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Nous avons également optimisé le processus d'export de données. Maintenant, l'application Witco peut exporter de grands ensembles de données efficacement, sans vous ralentir dans votre travail.