Space Management : Qu’est-ce que c’est?

Le module Space Management permet de représenter simplement vos immeubles. Cette représentation sert de base commune pour les modules de Réservation, Plans, Gestion des demandes, etc.

Ce module est disponible uniquement pour les gestionnaires sur la version Web de l’application. Ils peuvent visualiser, ajouter et modifier les éléments composant les immeubles.

La hiérarchie du référentiel s'organise comme suit :

Comment ça fonctionne ?

Cliquez sur le module "Immeubles" et sélectionnez l’immeuble où vous souhaitez ajouter des étages et des espaces. Une fois l’immeuble sélectionné, vous pouvez :

• Bâtiments et étages : créer des bâtiments et les étages associés.

Ajoutez des étages dans ces bâtiments :

Vous aurez une visibilité par bâtiment et par étage :

• Gestion de l’espace : ajouter des espaces au sein d’un étage. Par exemple, si les départements Finance et Marketing se situent au même étage, vous pouvez créer les espaces "Département Finance" et "Département Marketing" au 1er étage. Vous pouvez également renseigner les salles de réunion et les postes de travail en tant qu’espaces.

Objectifs de ce module

Pour le moment, ce module est principalement lié au Request Center. Lorsqu’un utilisateur crée une demande, il doit indiquer la localisation précise parmi les localisations définies dans le Space Management.

Ce module sert de base pour fluidifier l’utilisation des autres modules auxquels il est lié.

⚠️ Space Management x Gestion des demandes

Une fois les espaces créés, les gestionnaires peuvent configurer le module "Request Center" en conséquence.

L’utilisation du module de Gestion des demandes est détaillée dans ce lien.

Le module Space Management crée un référentiel commun dans l’application. Lors de la déclaration d’un incident, l’utilisateur peut sélectionner uniquement les champs créés dans le Space Management, ce qui permet d'identifier précisément la localisation de l’incident et de fluidifier sa gestion.

L’utilisateur peut également sélectionner les étages et le “détail de la localisation” :

🆕 QR Codes

Le module “Space Management” offre aussi la possibilité d’associer des QR Codes à chaque espace. Ces QR Codes permettent aux utilisateurs de :

• Reporter des incidents en scannant directement depuis leur appareil mobile ou la plateforme.
• Réserver une salle de réunion ou un poste de travail.

Si les QR Codes sont activés pour les modules de “Gestion des demandes” et “Réservation” :

1. L’utilisateur scanne le QR Code.
2. Il choisit l’action souhaitée : reporter un incident ou réserver une salle/poste de travail.

Les QR Codes sont générés automatiquement sur la plateforme et peuvent être scannés de trois manières :

1. Depuis un appareil mobile.
2. Depuis le module “Scan” de l’application disponible dans le menu ou le raccourci de la page d’accueil.
3. Si l’utilisateur ne peut pas utiliser sa caméra, il peut remplir l’ID du QR Code figurant en dessous dans le module “Scan”.

Cela permet de fluidifier la gestion des incidents en mettant à disposition des choix précis pour le champ “localisation”.

Les occupants peuvent scanner le QR Code (préalablement configuré dans le Space Management) et les informations de localisation seront automatiquement remplies (étage, sous-étage, localisation).

🏢 Space Management x Réservation

Pour tous les immeubles où le module Space Management est activé, un lien est automatiquement créé avec le module “Réservation”.

⭐ Un espace ne peut être lié qu’à une ressource, et vice-versa.

Lorsqu’un gestionnaire consulte le module “Space Management”, il peut voir les ressources liées à chaque espace. Les ressources créées dans le module “Réservation” apparaîtront directement dans la “gestion de l'espace”.

Ainsi, une fois la ressource créée, les champs “Bâtiment”, “Étage” et “Sources” sont renseignés.

Dès la création des ressources dans le module “Réservation”, elles sont automatiquement créées dans “la gestion de l’espace” du Space Management.

→ Par exemple, une salle de réunion créée en indiquant le bâtiment et l’étage apparaîtra dans le Space Management :

→ Les ressources apparaissent dans “la gestion de l’espace” du Space Management avec toutes les informations nécessaires :

⇒ Support Witco : Réservations