Le module Entreprises a pour objectif principal de vous permettre de gérer les entreprises présentes dans votre immeuble. Vous pourrez alors effectuer les actions suivantes:

• Renseigner les détails de chaque entreprise
• Créer des contrats
• Attribuer des crédits et/ou encours
• Gérer les moyens de paiement
• Créer des option de contrats, crédits et encours

Nous décrirons dans cet article les principales fonctionnalités du module.

À faire avant de commencer

1. Dans le module "Catalogue", vous devez créer les services et produits que vous souhaitez facturer à vos entreprises clientes. Vous trouverez la marche à suivre juste ici Ajouter un élément via Catalogue. Vous devrez créer des services/produits Entreprises,
   
   

2. Une fois ces services/produits créés, vous pourrez facilement créer un contrat pour chacune de vos entreprises clientes décrivant au mieux les espaces ou sièges qu’ils ont loués, ainsi que les options auxquelles elles ont souscrites. Vous pouvez rattacher ces services/produits à la facturation d’une entreprise via les étapes 6 et 7 lorsque vous créez ou modifiez les détails d’une entreprise.

Etape 1 - Informations générales

1. Rendez-vous sur le module "Entreprises",

2. Cliquer sur le bouton "Ajouter une entreprise",

3. Renseigner les informations de l'entreprise à créer ainsi que les détails concernant les modalités de sa facturation mensuelle,

4. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à l'étape suivante.

Etape 2 - Informations d'administration

1. Cliquer sur le bouton glissant afin de rendre l'entreprise active sur un immeuble (vous avez la possibilité de la rendre active sur plusieurs immeubles en répétant cette action après avoir choisi chacun d'eux dans la liste déroulante à gauche du bouton)

2. Renseigner les détails de la location

   • Email de l'administrateur : il s'agit de l'adresse email qui recevra automatiquement un mail lorsqu'une nouvelle facture sera générée

   • Frais d'entrée et caution (avec ou sans TVA)

   • Fréquence de paiement du loyer et des options : paiement mensuel ou trimestriel

3. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à l'étape suivante.

Etape 3 - Gérer les crédits attribués à l'entreprise

1. Cliquer sur "Ajouter une ligne de crédits" si aucune ligne n'existe OU cliquer sur "Ajouter des crédits supplémentaires" si une ligne de crédits existe déjà,

2. Renseigner les détails concernant les crédits à attribuer :

   1. Renseigner le nombre de crédits,

   2. Le menu déroulant "Sélectionner" vous permet de choisir pour quel(s) service(s) (produits sur la marketplace, ressources payantes du module Réservation ou impressions) les crédits peuvent être utilisés,

   3. La date de début n'est pas modifiable car les crédits sont attribués instantanément une fois les changements sauvegardés,

   4. Par défaut, cette ligne de crédits sera générée tous les 1ers du mois. Si vous ne souhaitez pas renouveler cette récurrence, entrez simplement une date d'expiration. Exemple : vous souhaitez arrêter la récurrence d’ici la fin du mois de juillet. Vous devez alors choisir une date d’expiration entre le 01 et le 31 juillet.

   5. L'option "Les crédits mensuels non utilisés sont reportés au moins suivant" vous permet de choisir si les crédits qui ne sont pas utilisés au cours d'un mois peuvent être reportés ou non.

      • Cas de figure 1 : l'option est cochée. Dans ce cas, s'il reste 15 crédits en fin de mois à l'entreprise, celle-ci pourra les utiliser sur les mois suivants.

      • Cas de figure 2 : l'option n'est pas cochée. Dans ce cas, s'il reste 15 crédits en fin de mois à l'entreprise, ceux-ci seront perdus.

      • A noter : la même règle s'applique si vous avez renseigné une date d'expiration. Dans le cas de figure 1 (l'option est cochée), la ligne de crédits ne génèrera plus de nouveaux crédits au 1er du mois mais l'entreprise pourra utiliser ses crédits restants jusqu'à épuisement.

3. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à l'étape suivante.

Etape 4 - Gérer les options d'encours d'entreprise

1. Cliquer sur le bouton glissant afin d'activer l'encours de l'entreprise,

2. Choisir le montant maximum d'encours mensuel que vous autorisez pour cette entreprise,

3. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à l'étape suivante.

Etape 5 - Gérer les moyens de paiement utilisables par l'entreprise

1. Déterminer par quels moyens de paiement l'entreprise pourra régler ses différentes factures,

2. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à l'étape suivante.

Etape 6 - Informations de contrat

1. Renseigner les informations concernant le/s contrat/s lié/s à l'entreprise,

2. Ajouter des options de location (paramétrables depuis le module Catalogue),

   1. Vous pouvez ajouter des ressources du module réservation (non visible par vos occupants, ouvertes 24h/24 et avec un prix au mois). Vous pourrez ainsi avoir une meilleure visibilité sur vos taux d’occupation.

1. Cliquer sur "Suivant" afin de sauvegarder vos modifications et passer à la dernière étape.

2. Vous pouvez programmer un rappel afin de recevoir une notification mail afin de vous prévenir que le contrat arrive bientôt à échéance.

Etape 7 - Options du contrat

1. Renseigner les différentes options souscrites par l'entreprise ainsi que leurs prix,

2. La liste déroulante donne le choix parmi les options que vous avez préalablement paramétrées dans le module Catalogue,

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez autoriser le prorata temporis en cochant la case prévue à cet effet. A l’heure actuelle, ce prorata ne concerne que la date de début de contrat mais il nous prévoyons un développement afin qu’il puisse être appliqué en fonction de la date de fin du contrat.

4. Cliquer sur "Finaliser" pour sauvegarder le paramétrage de l'entreprise et la créer.