Prérequis pour l'intégration

Configuration de l'application Azure

Pour démarrer, vous devez configurer une application Azure dédiée à l'intégration. Voici les informations essentielles à fournir :

• Application ID

• Directory ID

Client secret

Créez un client secret dans Azure, qui servira à l'authentification de l'application Witco avec vos services Microsoft.

• Client secret

• Client secret expiration date

Compte de service

Créez un compte de service ou technique dédié, qui sera utilisé pour accéder aux API Microsoft Graph.
Ce compte n'a pas besoin d'avoir une boîte aux lettres valide. Il servira principalement à récupérer la liste des salles via l'endpoint /users/{{accountEmail}}/findrooms.

Adresse mail du compte de service

Permissions nécessaires

Pour que l'intégration fonctionne correctement, assurez-vous que les permissions suivantes sont accordées au compte de service :

Une fois la configuration terminée, la liste des permissions devrait ressembler à ceci :

Importation et synchronisation des salles

Importation des salles

Vous pouvez :

• Importer toutes les salles depuis votre Active Directory (AD)
• Importer seulement une sélection spécifique.
  Dans ce cas-là, vous devez nous fournir la liste des salles à importer. Indiquez :
  • les groupes de salles par bâtiment
  • le nom de la liste des salles
  • l'e-mail de la liste des salles

Champs à importer

Pour chaque salle, définissez :

• Les champs que vous souhaitez importer (ex. : nom, étage, capacité, équipement, etc.). 
• Est-ce que ces champs doivent être affichés ou pas pour chaque occupant
• Le nom du champ Active Directory (AD) correspondant à chaque information

Informations complémentaires

Indiquez le fuseau horaire utilisé par votre compte Microsoft 365 pour assurer la cohérence des horaires de réservation.

• Time zone (ex. : UTC Europe/Paris)

Fonctionnement de la synchronisation

L'intégration avec Microsoft 365 repose sur l'utilisation des API Microsoft Graph pour exécuter les flux suivants :

1. Récupération des ressources depuis Microsoft 365

1. Une synchronisation s'exécute toutes les 30 minutes pour récupérer les informations.
2. Un jeton d'authentification est généré pour appeler l'endpoint Microsoft Graph, à l'adresse suivante : https://login.microsoftonline.com/{{tenantId}}/oauth2/v2.0/token.
3. Les réponses obtenues sont mappées avec les champs des ressources Witco.
4. Les ressources sont ensuite créées ou mises à jour sur Witco.
5. Chaque jour, à minuit, les ressources supprimées côté client sont également supprimées dans Witco.

2. Récupération des réservations depuis Microsoft 365 - Mode ad hoc

1. Toutes les 2 minutes, une synchronisation est effectuée pour récupérer jusqu'à 16 réservations.
2. Un jeton d'authentification est généré pour appeler l'endpoint Microsoft Graph, à l'adresse suivante : https://login.microsoftonline.com/{{tenantId}}/oauth2/v2.0/token.
3. Le compte de service, dont vous nous avez fourni l'adresse mail, est utilisé pour récupérer la liste des salles via l'endpoint /users/{{accountEmail}}/findrooms.
4. Les ressources précédemment synchronisées depuis Microsoft 365 sont récupérées depuis la base de données Witco.
5. Pour chaque ressource, les événements de réservation sont obtenus depuis https://graph.microsoft.com/v1.0/users/{{resourceMail}}/calendarView/delta?startDateTime={{startDate}}&endDateTime={{endDate}}.
6. Les réponses sont mappées avec les champs de réservation de Witco.
7. Les réservations sont ensuite créées, mises à jour ou supprimées sur Witco.

3. Récupération des réservations depuis O365 - Mode Listener (une fois l'intégration active)

1. Lorsqu'un utilisateur réserve une salle, modifie ou supprime une réservation directement via Outlook, Witco est immédiatement notifié grâce à l'abonnement aux notifications des salles.
2. Les informations reçues sont mappées avec les champs de réservation de Witco.
3. Les réservations sont alors créées, mises à jour ou supprimées sur Witco.

4. Envoi des réservations vers Microsoft 365

1. Lorsqu'un utilisateur crée, met à jour ou supprime une réservation sur Witco, nous vérifions si le bâtiment dispose de l'intégration avec les salles Microsoft 365.
2. Si l'intégration est active, une tâche en arrière-plan est envoyée au serveur, contenant l'action (créer, mettre à jour, supprimer) ainsi que les informations de la réservation.
3. Nous appelons l'endpoint suivant : https://graph.microsoft.com/v1.0/users/{{userEmail}}/events avec les données de la réservation pour synchroniser l'événement sur Microsoft 365.