Mettre en place les plans de vos bureaux dans l'application Witco est une étape essentielle pour assurer une gestion fluide et efficace de vos espaces de travail. Cette configuration vous permet, ainsi qu'à vos occupants, de visualiser facilement les différents espaces, de réserver des salles ou des postes de travail, et d'optimiser l'utilisation de vos bureaux.
Ce guide vous accompagnera à travers les étapes nécessaires pour préparer et soumettre les plans de vos bureaux à intégrer dans l'application.
Étape 1 : Rassembler vos informations
Pour commencer, assurez-vous de rassembler toutes les informations nécessaires concernant votre entreprise :
| Information | Description |
| Nom de l'entreprise | Le nom officiel de votre organisation |
| Nombre d’étages | Le nombre total d’étages que vous souhaitez cartographier |
| Superficie totale |
La superficie globale des bureaux concernés, en mètres carrés (m²) |
| Date de lancement | La date à laquelle vous souhaitez que les plans soient opérationnels dans l'application. |
Étape 2 : Soumettre les plans de vos bureaux
Il est crucial de soumettre des plans précis et à jour pour chaque étage de votre bâtiment.
Les formats acceptés sont le PDF et le JPG. Voici ce que vous devez inclure :
- Plans des étages : Assurez-vous que chaque plan reflète fidèlement la réalité, avec toutes les salles, les bureaux et les autres espaces correctement représentés.
- Noms des espaces : Marquez les plans avec les noms des espaces, comme les salles de réunion ou les postes de travail.
- Zones spécifiques : Si vous ne cartographiez pas l’ensemble de l’étage, précisez les zones à inclure.
- Mobilier : Si le mobilier doit être représenté sur le plan, assurez-vous de l'inclure de manière détaillée.
Étape 3 : Créer une liste des points d'intérêt
La prochaine étape consiste à compléter une liste détaillée des points d'intérêt (ou POI, pour points of interest) à intégrer sur vos plans. Pour ce faire :
- Utilisez le fichier Excel fourni (
WITCO - Informations Cartographie.xlsx, en pièce jointe de cet article) ou un tableau suivant le schéma ci-dessous :
| Étage | Nom affiché sur votre carte | Tableau ou icône | Type d'icône ou de tableau à afficher sur la carte | Afficher le nom sur la carte Witco ? | Nom à afficher sur la carte Witco | Capacité |
| Exemple : 1er étage | Exemple : Espace B15 | Tableau |
Exemple : Icône d'espace partagé |
Oui |
Exemple : Salle London | Exemple : 6 |
Exemple de tableau rempli
Remplissez le tableau ou le fichier Excel avec les informations suivantes :
- Étage : Indiquez l’étage où se trouve chaque POI.
- Nom affiché : Précisez le nom de chaque espace ou zone.
- Tableau ou icône : Choisissez de représenter chaque POI avec une icône spécifique ou un tableau, en fonction des éléments de design que vous préférez.
- Capacité : Spécifiez la capacité d'accueil de chaque salle ou espace.
- Informations supplémentaires : Ajoutez toute autre information pertinente pour faciliter l'utilisation des plans.
Étape 4 : Choisir les icônes ou tableaux
Selon vos préférences et les besoins de vos bureaux, vous pouvez choisir de représenter les POI par des icônes ou des tableaux :
- Icônes : Sélectionnez les icônes appropriées pour chaque type d'espace.
- Tableaux : Si vous préférez une représentation plus détaillée, optez pour des tableaux.
Étape 5 : Décider de l'affichage des noms
Il est important de déterminer si les noms des espaces doivent être visibles sur vos plans :
- Affichage un nom sur la carte Witco : Indiquez si vous souhaitez que les noms soient affichés directement sur les plans, et précisez les noms exacts à utiliser.
Pour voir un exemple de fichier Excel déjà rempli, consultez le fichier
exemple client.xlsx, en pièce jointe de cet article.Étape 6 : Revoir et regrouper vos informations
Avant de nous envoyer vos fichiers, prenez le temps de vérifier toutes les informations et de regrouper les instructions similaires.
Par exemple, si plusieurs postes de travail doivent être représentés avec la même icône, indiquez-le clairement pour éviter les répétitions et faciliter le traitement.
En suivant ces étapes, vous assurez une mise en place optimale des plans de vos bureaux dans l'application Witco. Une préparation minutieuse et une soumission détaillée des fichiers garantiront que vos espaces de travail seront représentés de manière fidèle et fonctionnelle.
Si vous avez des questions ou besoin d’assistance supplémentaire, n’hésitez pas à contacter notre équipe support ou votre Customer Success Manager (CSM). Nous sommes là pour vous aider à optimiser la plateforme Witco et à maximiser son utilisation pour mieux exploiter vos espaces de travail.
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