Introduction

Le module complémentaire Witco Outlook est un outil puissant qui s’intègre parfaitement à Microsoft Outlook pour simplifier la réservation de salles de réunion, la gestion des commandes de services et des visiteurs. Ce guide complet vous présente les principales fonctionnalités qui rendent la gestion des espaces de travail plus efficace.

1. Réservation de salles de réunion

Principales fonctionnalités :

• Intégration transparente à Outlook
  • Créez des réunions directement dans Outlook
  • Accédez au panneau de l’extension Witco lors de la création de la réunion
  • Réservez une ou plusieurs salles simultanément

• Gestion des salles
  • Consultez les informations détaillées des salles (tags, photos, équipements, services)
  • Ajoutez des salles en favoris pour un accès rapide
  • Surveillez votre sélection via un panneau récapitulatif
  • Suivez le nombre de salles sélectionnées et les limites de réservation

• Filtrage avancé
  • Filtrez les salles par :
    • Type de salle
    • Capacité
    • Équipements disponibles
    • Autres critères spécifiques

2. Système de commande de services

Processus :

1. Configuration initiale

   • Créez une nouvelle réunion dans Outlook
   • Ajoutez les salles de réunion nécessaires

2. Sélection des services

   • Parcourez les services disponibles (boissons chaudes, plateaux repas, Wi-Fi, etc.)
   • Personnalisez vos besoins en services

3. Gestion des commandes
   • Ajoutez des codes d’imputation/allocation
   • Consultez le récapitulatif de la commande
   • Modifiez ou annulez les commandes si nécessaire
   • Suivez le statut des commandes

Notes importantes :

• Les commandes de services sont automatiquement liées aux réservations de salles
• Les libellés du champ de localisation doivent être conservés pour le suivi technique
• Les commandes peuvent être modifiées ou renvoyées en cas de refus ou d’annulation

3. Gestion des visiteurs - bientôt disponible

Fonctionnalités :

• Déclaration des invités
  • Déclarez les participants à la réunion
  • Personnalisez les informations des invités
  • Choisissez le bureau d’accueil pour l’enregistrement

• Gestion des invitations
  • Envoyez des invitations automatiques
  • Incluez toutes les informations nécessaires à l’enregistrement
  • Spécifiez les points d’accueil

Bonnes pratiques

1. Réservation de salles

   • Vérifiez la disponibilité des salles avant de finaliser la réservation
   • Utilisez les filtres pour trouver les salles les plus adaptées
   • Ajoutez les salles fréquemment utilisées en favoris

2. Commandes de services

   • Soumettez vos commandes à l’avance
   • Incluez tous les détails nécessaires dans vos demandes de services
   • Gardez une trace des codes d’imputation pour la facturation

3. Gestion des visiteurs

   • Fournissez les informations complètes sur les invités
   • Sélectionnez le bureau d’accueil approprié
   • Envoyez les invitations suffisamment à l’avance

FAQ

Q : Puis-je modifier une commande de service après soumission ? R : Oui, vous pouvez modifier et renvoyer une commande si elle a été refusée, annulée ou si elle nécessite des changements.

Q : Comment ajouter des salles en favoris ? R : Cliquez sur l’icône en forme de cœur à côté de la salle pour l’ajouter à votre liste de favoris. Les salles favorites apparaîtront toujours en haut de votre liste de sélection.

Q : Que se passe-t-il si je supprime le libellé de la commande de service dans le champ de localisation ? R : Il est essentiel de conserver le libellé de la commande de service dans le champ de localisation car il est nécessaire pour le suivi technique. Le supprimer peut empêcher le bon traitement de la commande.