Les espaces partagés (Shared Spaces) permettent de réserver rapidement une place dans des zones ou des clusters dédiés au sein de votre immeuble. Elles facilitent la coordination entre collègues et optimise l’utilisation des espaces dans un environnement flex office.

Qu’est-ce qu’un espace partagé ?

Un espace partagé est une zone réservable contenant plusieurs places. Les utilisateurs peuvent réserver à la journée ou à la demi-journée. Contrairement aux postes individuels, les espaces partagés affichent un compteur de disponibilité (ex. : « 8/12 places disponibles ») et montrent quels collègues ont déjà réservé.

Caractéristiques clés :

• Plusieurs places par espace, avec une capacité fixe
• Réservable à la journée ou à la demi-journée uniquement
• Compteur de places disponible (X/Y)
• Avatars des utilisateurs ayant déjà réservé

Trouver des espaces partagés

Depuis le module Réservation

1. Accédez à Réservation depuis le menu principal
2. Cliquez sur la carte  espace partagé sur la page d’accueil
3. Vous verrez tous les espaces partagés disponibles dans votre immeuble, affichés sous forme de cartes

Depuis la vue Carte (Map)

1. Ouvrez la Carte depuis le module Réservation
2. Sélectionnez Espaces partagés dans le filtre de type de ressource
3. Les Espaces partagés apparaissent sous forme de zones colorées sur le plan :
   • Zones vertes : places disponibles
   • Zones rouges : complet
   • Zones grises : fermé

Depuis le module Présence (Attendance)

1. Accédez à Présence et définissez votre statut sur « Sur site »
2. Cliquez sur « Réserver une place »
3. Vous serez redirigé vers la carte pour choisir un espace partagé ou une Workstation

Comprendre la disponibilité

Compteur de places

Chaque espace partagé affiche un compteur X/Y :

• X : nombre de places encore disponibles
• Y : capacité totale de l’espace

Badges d’état :

• Badge vert : places disponibles
• Badge rouge : complet (0 place restante)
• Icône grise : espace fermé

Avatars des utilisateurs

Vous verrez jusqu’à 4 photos de profil de collègues ayant déjà réservé dans cet espace.

• Sur le web (PC) : cliquez sur un avatar pour ouvrir une pop-up avec le profil de l’utilisateur.
• Sur mobile : touchez les avatars pour ouvrir la liste complète des personnes ayant réservé dans cet espace partagé, puis touchez un utilisateur pour ouvrir son profil.

Note : les utilisateurs ayant choisi de masquer leur réservation apparaissent comme « Anonyme ».

Réserver un espace partagé 

Étapes de réservation

1. Sélectionnez un espace partagé 
   • Cliquez sur une carte Espace partagé depuis la vue grille ou la carte
   • Le formulaire de réservation s’ouvre automatiquement
2. Choisissez vos dates
   • Sélectionnez la date de début et de fin
   • Choisissez Journée ou Demi-journée (Matin ou Après-midi)
   • Ajoutez une récurrence si besoin (si activée par votre administrateur)

3. Choisissez le nombre de places

   • Saisissez le nombre de places souhaitées (par défaut : 1)
   • Vous ne pouvez pas réserver plus de places que le nombre de places disponibles

   Note : par défaut, vous ne pouvez réserver qu’une place. Vous pouvez réserver plusieurs places uniquement si l’option « Permettre la réservation multiple » est activée sur l’espace.

4. Réserver pour d’autres (facultatif)

   • Utilisez le menu déroulant « Réservé pour (Book as) » pour attribuer des places à des collègues
   • Vous verrez les utilisateurs de votre entreprise dans la liste
   • Votre nom est pré-sélectionné, mais peut être modifié
   • 1 place maximum par bénéficiaire
   • Les places non attribuées sont automatiquement rattachées à vous

   Droits de réservation :

   Les managers peuvent réserver pour n’importe qui, quel que soit le coût

   

5. Confidentialité (facultatif)
   • Cochez « Ne pas afficher cette réservation aux autres utilisateurs » si vous souhaitez rester anonyme
   • Votre réservation apparaîtra comme « Anonyme »
6. Confirmez la réservation
   • Cliquez sur « Réserver »
   • Vous verrez une notification de confirmation
   • La réservation est ajoutée à My bookings
   • Vous recevez un email de confirmation

Filtrer et trier

Filtrer par capacité

Utilisez le filtre Capacité pour afficher les espaces disposant d’un nombre minimum de places disponibles.

Tri automatique

Les espaces partagés sont triés automatiquement :

• Les espaces disponibles (avec des places restantes) s’affichent en premier, triés par nombre de places disponibles
• Les espaces complets s’affichent en bas, triés par ordre alphabétique

Gérer ses réservations

Voir ses réservations

Accédez à My bookings depuis le menu principal.

Modifier une réservation

Vous pouvez modifier les dates et le créneau (journée ou demi-journée).

Annuler une réservation

En cas d’annulation, les places redeviennent disponibles et le compteur se met à jour.

Conseils d’utilisation des espaces partagés

✓ Réserver à l’avance

Les espaces les plus demandés se remplissent vite, surtout les jours où il y a beaucoup de monde au bureau. Réservez à l’avance pour garantir l’emplacement que vous préférez.

✓ Vérifier qui vient

Utilisez les avatars des utilisateurs pour voir quels collègues ont déjà réservé des places, afin de mieux vous coordonner avec votre équipe.

✓ Utiliser le filtre de capacité

Si vous devez réserver pour un groupe, utilisez le filtre Capacité pour trouver rapidement des espaces avec suffisamment de places disponibles.

✓ Annuler rapidement

Si vos plans changent, annulez votre réservation dès que possible pour que d’autres collègues puissent utiliser ces places.

Questions fréquentes

• Puis-je réserver un espace partagé sur plusieurs jours consécutifs ? 

  Oui. Sélectionnez les dates de début et de fin dans le formulaire de réservation. Vous pouvez aussi utiliser l’option de récurrence si votre administrateur l’a activée pour des réservations hebdomadaires récurrentes.

• Pourquoi ne puis-je pas réserver plusieurs places dans certains espaces partagés ? 

  La réservation multi-places doit être activée individuellement pour chaque espace partagé par votre administrateur. Si cette option n’est pas disponible, vous ne pouvez réserver qu’une seule place par réservation.

• J’ai réservé 5 places mais je n’en ai attribué que 3 à des collègues. Que se passe-t-il pour les 2 autres places ? 

  Les places restantes non attribuées vous sont automatiquement rattachées (à la personne qui effectue la réservation). Vous avez donc 3 places au total à votre nom.

• Puis-je voir des vues calendrier ou timeline pour les espaces partagés ? 

  Non. Les espaces partagés ne prennent pas en charge les vues calendrier ou timeline. Vous voyez la disponibilité via le compteur (X/Y) et les badges d’état (vert/rouge) sur chaque carte d’espace.

• Comment ajouter une réservation d'espace partagé à mon agenda ? 

  Ouvrez votre réservation depuis My Bookings et cliquez sur « Add to calendar ». Cela créera un événement de calendrier avec tous les détails de la réservation.