🧾 Guide complet de la facturation

1. Introduction

Sur Witco, il est possible de générer :

• Des factures ponctuelles pour :
  • la réservation de ressources payantes ou de prestations additionnelles (ex : restauration, ménage, etc.) depuis le module Réservation ;
  • l’achat de biens/services sur la Marketplace ;
  • toute prestation ponctuelle à destination des entreprises locataires (ex : remplacement du mobilier) depuis le module Entreprises.
• Des factures récurrentes (mensuelles ou trimestrielles) relatives aux loyers des locataires ou à toute autre prestation nécessitant une facturation sur plusieurs mois (ex : travaux dans les parties privatives).
• Des avoirs.

1.1 Où se trouve le module Facturation ?

Il n'existe pas de module "Facturation" à proprement parler. Les fonctionnalités de facturation sont présentes au niveau de plusieurs modules :

• Depuis le module Entreprises, un gestionnaire peut :
  • créer de nouvelles entreprises et paramétrer :
    • les informations de facturation,
    • le solde de crédits,
    • le montant de l’en-cours autorisé,
    • les moyens de paiements automatiques* et manuels,
    • les contrats et éléments associés.
  • consulter les factures de toutes les entreprises,
  • les exporter au format PDF ou Excel,
  • effectuer des actions en masse (renvoi de factures, mise à jour du module Catalogue).
• Le module Catalogue permet une vue centralisée des biens, services et ressources en vente sur la plateforme.
• Le module Marketplace permet la consultation et l’export des factures à destination des individus.

ℹ️ La création de devis et le remboursement ne sont pas disponibles sur la plateforme.

1.2 À qui s’adresse la facturation ?

Les factures peuvent être générées pour :

• Un individu : ex. achat de paniers de fruits sur la Marketplace, réservation de salle via carte bleue.
• Une entreprise : ex. facturation mensuelle de loyer, réservation via en-cours ou crédits.

ℹ️ Il n’est pas possible de générer une facture pour un gestionnaire.

1.3 Comment les factures peuvent-elles être réglées ?

1.3.1 Modes de paiement d’une ressource

Définis :

• au niveau de la ressource,
• dans le profil de l’entreprise.

Une ressource peut être payée via :

• Carte de crédit/débit*,
• Crédits,
• En-cours d’entreprise,
• Paiement hors plateforme (ex : TPE).

👁 *L’affichage de l’option carte bancaire dépend d’une intégration de paiement active.

🔐 Les droits doivent être ajustés dans le module Rôles et droits.

1.3.2 Moyens de paiement d’une entreprise

Une entreprise peut payer :

• Automatiquement : CB (Visa, Mastercard, Amex), SEPA (Stripe uniquement),
• Manuellement :
  • Virement bancaire (renseigner nom, prénom, IBAN),
  • Espèces (instructions obligatoires),
  • Chèque (instructions obligatoires).

1.3.3 Configuration du paiement automatique

Pour que le prélèvement automatique fonctionne :

1. Le moyen de paiement doit être déposé par un "office manager" de l’entreprise.
2. Cet utilisateur doit avoir les droits :
   • "Voir la rubrique Entreprise"
   • "Voir la sous-rubrique Moyens de paiement"
3. Le moyen de paiement doit être défini comme "par défaut".

1.3.4 Fonctionnement du paiement automatique

• Si tout est correctement configuré, la facture passe automatiquement au statut Payée.
• Si le paiement échoue (ex. refus Stripe), le statut passe à Refusé.

1.3.5 Fonctionnement du paiement manuel

• Si une intégration est présente : paiement direct par carte.
• Sinon, le statut de la facture doit être modifié manuellement par le gestionnaire.

2. Configuration générale de la facturation

2.1 Créer une facture récurrente

📐 Un contrat est requis pour générer des factures automatiques.

🧠 Il est recommandé de prévoir une phase de test avec le CSM.

2.1.A Création du contrat

Dans le module Entreprises, étapes 6 et 7 :

• Étape 6 (Infos Contrat) :
  • Libellé du contrat,
  • Date d’entrée (obligatoire),
  • Date de sortie (optionnelle),
  • Option pro-rata temporis (ex : entrée le 15/09 → facture du 15 au 30 si coché),
  • Option démarrer les paiements plus tard.

⚠️ Pas de pro-rata de sortie.

🎯 Ajouter des éléments (locations) via le Catalogue, uniquement les produits de type "Entreprise".

• Étape 7 (Options contrat) :
  • Ajouter des options temporaires (ex : travaux sur 3 mois).

🧾 Une fois le contrat actif, les factures mensuelles ou trimestrielles peuvent être générées.

2.1.B Facturation mensuelle

• Génération automatique à date fixe (ex : loyer).
• Date de facturation (ex : 28 août) + date d’échéance (ex : 5 septembre).
• Frais d’entrée et cautions : une seule facture en brouillon à la création de l’entreprise.

2.1.C Facturation trimestrielle

• Ex : facture générée le 20 décembre pour janvier/février/mars, échéance au 20 janvier.

2.2 Créer une facture ponctuelle

Depuis le profil entreprise → Créer une facture/avoir > onglet Facture

• Possibilité d’ajouter un article manuellement (non intégré au Catalogue).
• Remise possible (€ ou %).
• Statut : brouillon ou "à payer" après envoi.

2.3 Créer un avoir

Depuis le profil entreprise → Créer une facture/avoir > onglet Avoir

• Si facturation automatique : déduit automatiquement de la prochaine facture.
• Sinon, déduction manuelle.

2.4 Accès aux factures

Gestionnaire :

• Module Entreprises → onglet Factures
• Vue d’ensemble avec filtres et recherche
• Export possible (.PDF ou Excel)
• Module Occupants : factures individuelles (Réservation/Marketplace ou Loyer)

Occupant :

• Si droits activés : module Administration > onglet Factures
• Portefeuille > Toutes les transactions

3. Crédits et en-cours

3.1 Pré-requis pour les crédits

1. Définir la valeur d’un crédit (ex : 1 crédit = 1€),
2. Au moins une ressource doit être payable en crédits,
3. Activer le paramètre utiliser les crédits dans le module Entreprises.

⚠️ Absence d’un de ces éléments = blocage de l’assignation de crédits.

3.2 Assignation des crédits

Dans le profil entreprise → étape 3 (Crédits Sites) :

• Définir le nombre de crédits mensuels,
• Sélectionner les services concernés,
• Choisir si les crédits non utilisés sont reportés ou non.

3.3 Utilisation des crédits

• Réservations de ressources payantes possibles.
• Remboursement en crédits possible selon politique du gestionnaire.

🔄 Pour être réutilisables, chaque ressource doit permettre le remboursement en crédits.

3.4 En-cours entreprise

Dans le formulaire entreprise → étape 4 (Encours Sites) :

• Définir le plafond mensuel TTC (ex : 1000 €).
• Facturation le mois suivant la réservation (pas la date d’utilisation).

📅 Ex : réservation le 1er août pour le 1er septembre → facture le 1er octobre.

4. Bonnes pratiques

Contrats

• Suivre les modifications,
• Conserver un historique.

Factures

• Contrôler les factures générées,
• Vérifier les prélèvements automatiques,
• Suivre les impayés.

Communication

• Informer les clients des changements,
• Documenter les processus spécifiques.

5. Problèmes courants

Facture non générée

• Droits utilisateurs ?
• Option "rental payment" activée ?
• Paramètres corrects (dates, contrat) ?

Prélèvement automatique non effectué

• Utilisateur rattaché à l’entreprise ?
• Moyen de paiement par défaut défini ?
• Date d’échéance respectée ?

Montants incorrects

• Pro-rata correctement configuré ?
• Dates de contrat ?
• Options de facturation correctes ?
• Moyen de paiement par défaut ?
• Date d’échéance conforme ?