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Présentation de la facturation

Support Witco
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  • Mise à jour

Dans cet article nous décrirons le fonctionnement de la facturation. Voici les différents points qui seront abordés :

Avant toute chose, veuillez vous assurer que vous ayez bien paramétré vos entreprises. Vous trouverez un article complet ici

 

Prélèvements automatiques

Utilisation de Stripe

Pour que le prélèvement automatique puisse être effectué, il faut :

  • Que le moyen de paiement de l’entreprise soit bien déposé et coché comme moyen de paiement par défaut par un « office manager » qui fait partie de l’entreprise en question.

  • L'utilisateur qui dépose le moyen de paiement doit absolument faire partie de l’entreprise concernée pour que le paiement fonctionne. Si son compte est supprimé/désactivé, le moyen de paiement l’est également.

  • Qu’il ne s’agisse pas d’une facture de rattrapage de début de contrat (si elle a lieu d’être : paiement de caution, de frais, ou écart entre la date d’installation et la date du premier prélèvement) , celle-ci sera générée automatiquement et sera indiquée comme « brouillon». Elle devra être manuellement passée en « à payer » pour déclencher l’ordre de paiement.

  • Il n’est pas possible dans Witco de voir les moyens de paiement d’une entreprise. 

    NB : Si l’entreprise a un moyen de paiement coché comme « moyen de paiement par défaut », il sera également utilisé pour prélever les factures manuelles émises, qui seront automatiquement payées à leur échéance. Si le client souhaite les régler par un autre moyen, il dispose donc du délai entre l’émission de la facture et son échéance pour le faire manuellement depuis son espace « Administration »

  • Le délai d’utilisation d’un prélèvement SEPA par Stripe peut être jusqu’à 5 jours

    Ainsi, pour une facture émise le 1er du mois, avec une échéance le 5, le prélèvement automatique se fera à partir du 6. La plupart du temps, la première tentative de prélèvement a lieue dans la nuit du 5 au 6

 

Remise de loyers et avoirs

Il n’est pas possible de faire apparaître une remise sur une facture récurrente, ni de faire une remise sur un produit catalogue.

Voici les options existantes à date pour faire une remise de loyer :

  • Si vos remises sont « standardisées », il est possible de créer un produit catalogue avec un produit nommé « produit XX – remise exceptionnelle ! » et de l’ajouter au contrat.

  • De faire payer le prix « standard » à votre locataire, puis de lui faire un avoir du montant de la remise (action manuelle). Seuls les factures manuelles et les avoirs disposent de possibilité de remise.

 

Diverses possibilités de paramétrage

Exemple 1 - Facturation classique

Objectifs :

  • Emettre la 1ère facture le 20/08
  • Le montant facturé émis doit être égal au mois de septembre (du 01 au 30/09/2022)

Paramétrage :

  • Date facturation mensuelle : le 20
  • Emission de la facture de loyer : pour le mois suivant - Echéance : 30 jours
  • Date d'entrée : Août 2020
  • Démarrage des paiements : 01/09/2022

Le contrat est effectif dès sa mise en ligne. Avec ce paramétrage, en date du 20 août, on obtient une facture pour le mois de septembre.

 

Quelques exemples de paramétrages

Exemple 1 - Paiement trimestriel

Objectif : Emettre la facture le 21/06, facturer le trimestre juillet/août/septembre, avec une date d’échéance à 30 jours, soit le 21/07.

Steps.png

* La facture sera émise le 21, tous les 3 mois et pour les 3 mois à venir.

Elle passera automatiquement en « due » (et donc sera payée par prélèvement automatique si c’est mis en place pour ce client) 30 jours après la facture.

 

** La facture est émise en juin (trimestre précédent) pour le trimestre à venir.

 

Exemple 2 - Facturation trimestrielle

Objectif : Emettre la facture le 21/06, facturer le trimestre juillet/août/Septembre, avec une date d’échéance à 30 jours, soit le 21/07.

New_contrat.png

* Le prorata n'est applicable automatiquement qu'au début du contrat et non à la date de sortie. Si par exemple, la date d'entrée est au 01/07/2022 et celle de sortie au 03/01/2023, l'entreprise sera alors facturée pour le mois complet.

Si vous souhaitez effectuer un prorata de sortie, il est alors nécessaire de modifier les détails du contrat ou d'émettre une facture manuelle afin d'appliquer le bon montant.

** Le séquencement trimestriel est bien juillet/août/septembre.

 

 

 

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